Now Hiring: Administrative Coordinator

Administrative Coordinator

Location: Tucson, AZ


Time of Service: 30 hrs/week – 1 year and then review with option to renew
 
 Apply by: August 15th
 Start: September 7th
 
 Apply:
https://form.jotform.com/201985137655160

JOB DESCRIPTION:
 

No More Deaths is seeking someone to manage, coordinate and do the administrative tasks and activities the working groups in our organization generate. A good understanding of the No More Deaths mission is important while doing the daily/weekly nitty gritty and often time -sensitive duties that require attention.

Duties:

  • Oversee contract process for new and current coordinators
  •  ensure current paperwork is on file at UUCT and NMD
  •  alert working group 4 months before contract end (1 yr contracts)
  •  Liaison with fiscal sponsor, the Unitarian Universalist Church of Tucson
  • Schedule quarterly meeting
  • Ensure mail gets picked up and delivered to appropriate recipients
  • Liaison with  St. Mark’s Presbyterian Church and oversee storage space
  • Convene bi-weekly NMD spokes council meetings
  • send reminder emails, solicit agenda  items, prepare meeting space, and ID facilitator and note taker for each meeting
  • track decisions proposed and consensed on at Spokes meeting
  • Track and maintain vehicle records
  • title, register and license all newly purchased vehicles
  •  inform insurance company when vehicles purchased or sold
  • inform MVD when vehicles sold
  • annual registration and license renewal
  • ensure Logistics Coordinator has all current information
  •  monitor insurance cards for all NMD vehicles
  • works with Phoenix NMD and PHP registrations and license renewal annually
  • send Phoenix NMD and PHP a bill for their part of vehicles insurance annually
  • Manage all financial contracts ( working with NMD bookkeeper and/or w.g. coordinators)
  • Manage healthcare process for NMD employees
  • Maintains office equipment and supplies
  • Ensure deposits are brought to bank
  • Attend monthly finance w.g. meetings to monitor budget and deal with other financial matters
  • Be available on a few days’ notice to participate in a meeting whose agenda includes an administrative related topics
  • Arrange interpretation for spokes and finance meetings.
  • Track down W9s and paperwork for contracted employees
  • Manage NMD phone bill and Verizon account
  • Maintain phones and computers (troubleshooting, replacing etc.)
  • Maintain and Pay utilities
  • Directing questions/Emails to the appropriate person from people who don’t know who to contact
  • Reimbursements & Cash deposits


 DESIRED SKILLS

  • Strong organizational skills
  • Familiarity  with and support for NMD’s work and mission
  • Strong writing and communication skills
  • Organizational Skills
  • Familiarity with Nextcloud, Mayfirst, Zoom
  • Familiarity with Microsoft Office

CONTRACT CONDITIONS

  • Monthly salary: $1950
  • Phone and/or reimbursement for use of personal phone for NMD work
  • Reimbursement of expenses for supplies, postage, etc. 
  • Review of position after 1 year with option to renew
  • On-going support from Finance and Personnel W. G.’s
  • Eligible for health/dental insurance

Coordinador/a/e administrativo/a/e

Solicite a:
https://form.jotform.com/201985137655160

Fecha límite para presentar la solicitud
15 de Agosto

Empiece: 7 de Septiembre

Plazo de servicio: 30 horas a la semana – 1 año y luego una revisión con opción de renovación

DESCRIPCIÓN DEL PUESTO:
 

No Más Muertes (NMM) busca a una persona que gestione, coordine y realice las tareas y actividades administrativas que generan los grupos de trabajo de nuestra organización. Es importante una buena comprensión de la misión de No Más Muertes mientras la persona realiza las tareas diarias/semanales esenciales y a menudo urgentes que requieren atención.

Con respecto a la administración de sistemas, el/la/le gerente en línea trabaja con los grupos de trabajo individuales para garantizar que se satisfagan sus necesidades a través de los sistemas compartidos de NMM o los sistemas dedicados, mientras asegura la integridad de los sistemas compartidos. Con respecto a la edición/diseño, el/la/le gerente opera dentro de la estrategia parcialmente descentralizada de NMM para la comunicación de masas. Los objetivos de nuestra organización entera para la comunicación en masa incluyen la maximización del alcance, la consistencia de la voz, los estándares estilísticos y la paridad entre el español y el inglés. Para el sitio web y los correos electrónicos masivos, el/la/le gerente en línea tiene la responsabilidad directa y central de implementar estos objetivos. Para las redes sociales (Facebook, Twitter, etc.), el/la/le gerente en línea trabaja junto con las personas representantes de los grupos de trabajo que también tienen acceso administrativo directo a las mismas herramientas.

Funciones:

  • Supervisar el proceso de contratación de las personas nuevas y actuales de la coordinación
  • Garantizar que el papeleo actualizado se encuentre en los archivos de IUUT y NMM
  • Alertar al grupo de trabajo cuatro meses antes de que termine un contrato (contratos de un año)
  • Enlace con el patrocinador fiscal, la Iglesia Unitaria Universal de Tucson (IUUT)
  • Programar la reunión trimestral
  • Garantizar que se recoja el correo y que se lo entregue a las personas destinatarias adecuadas
  • Enlace con la Iglesia Presbiteriano de Saint Mark y supervisar el espacio de almacenamiento
  • Convocar reuniones quincenales del consejo de portavoz de NMM
  • Enviar correos electrónicos de recordatorio, solicitar temas para la agenda, preparar el espacio de reunión e identificar la persona que facilita y la que toma notas para cada reunión
  • Controlar las decisiones propuestas y consensuadas en las reuniones de portavoz
  • Controlar y mantener los registros de los vehículos
  • Conseguir el título, la registración y el permiso de todos los vehículos nuevamente comprados
  • Informar a la compañía de seguros cuando se compren o vendan los vehículos
  • Informar al departamento de vehículos cuando se vendan los vehículos
  • Renovación anual del registro y del permiso
  • Garantizar que la persona que coordina la logística tenga toda la información actualizada
  • Monitorear los carnets de seguro para todos los vehículos de NMM.
  • Trabaja con NMM-Phoenix y Gente Ayudando Gente (PHP, por sus siglas en inglés) para volver a renovar los registros y permisos anualmente
  • Enviar una factura a NMM-Phoenix y PHP por su parte del seguro de los vehículos anualmente
  • Gestionar todos los contratos financieros (trabajando junto con el/la/le contador/a/e y/o coordinadores/as de los grupos de trabajo)
  • Gestionar el proceso de atención médica para las personas empleadas por NMM
  • Mantener el equipo y los suministros de oficina
  • Garantizar que los depósitos se lleven al banco
  • Asistir a las reuniones mensuales de finanzas de los grupos de trabajo para monitorear el presupuesto
  • Estar disponible con unos pocos días de antelación para participar en una reunión cuya agenda incluye temas relacionados con la administración o la comunicación.
  • Organizar la interpretación para las reuniones de portavoz y de finanzas.
  • Rastrear los W9s y el papeleo de las personas empleadas con contrato
  • Administrar la factura telefónica y la cuenta de Verizon para NMM.
  • Mantener los teléfonos y las computadoras (solución de problemas, remplazar, etc.)
  • Mantener y pagar los servicios públicos
  • Dirigir las preguntas / los correos a la persona apropiada de las personas que no saben con quién contactarse
  • Reembolsos y depósitos en efectivo
  • Actualizaciones del software de WordPress en el sitio web a forms.nomoredeaths.org (1 a 2 veces por semana)
  • Solucionar problemas cuando surjan
  • Crear nuevos correos electrónicos, listas de discusión, cuentas de Nextcloud
  • Participar en al menos una reunión de cada grupo de trabajo dentro de los primeros tres meses
  • Estar disponible con unos pocos días de antelación para participar en una reunión cuya agenda incluye un tema relacionado con los sistemas o la comunicación.
  • Monitorear el correo electrónico de consultas generales (action@nomoredeaths.org) y contestar o reenviar cada consulta
  • Diseñar un boletín informativo para la recaudación de fondos


 HABILIDADES DESEADAS

  • Fuertes habilidades organizativas
  • El conocimiento de y el apoyo al trabajo y la misión de NMM
  • Fuertes habilidades de escritura y comunicación
  • Habilidades organizativas

CONTRACT CONDITIONS

  • Salario mensual: $1,950
  • Un teléfono y/o el reembolso por el uso del teléfono personal para el trabajo de NMM
  • Reembolso de los gastos de suministros, de correo, etc.
  • Revisión del puesto después de un año con la opción de renovar
  • El apoyo continúo de los grupos de trabajo de finanzas y personal
  • Elegible para el seguro de salud